4. Las cuentas de una entidad comercial

Reescritura didáctica del capítulo que recorre las cuentas más usuales de una empresa comercial: cuándo se cargan y abonan, qué significa su saldo y dónde se presentan en los estados financieros (enfoque México). Redacción original con ejemplos nuevos; las erratas del texto fuente y las actualizaciones normativas se señalan en recuadros. No es asesoría contable ni fiscal.

Introducción

En la lección 3 vimos las reglas generales: el activo y los gastos son deudores, el pasivo, el capital y los ingresos son acreedores. Ahora aplicaremos esas reglas cuenta por cuenta. Para cada una responderemos tres preguntas:

Movimiento — ¿cuándo se carga y cuándo se abona?
Saldo — ¿es deudor o acreedor, y qué representa?
Presentación — ¿en qué grupo del estado de situación financiera o de resultados aparece?

(No se incluyen aquí los asientos de cierre y apertura del ejercicio; se estudian más adelante.)

Al final hay 110 operaciones para clasificar: para cada una escribe el movimiento, la cuenta, la naturaleza del saldo y el grupo, y compárala con la solución oficial.

Numeración de cuentas en este capítulo

El texto fuente cambia la numeración de algunas cuentas respecto al catálogo de la lección 3. En esta lección usamos la numeración del capítulo y de su ejercicio: 1101 Documentos por pagar, 1102 Proveedores, 1103 Acreedores diversos, 1107 IVA, 1108 ISR por pagar, 1109 Dividendos por pagar, 1110 Préstamos de accionistas. Además, el libro usa tanto 7201 como 7102 para Otros gastos y productos, y tanto 8102 como 9102 para Impuesto sobre la renta; en el ejercicio se aceptan ambas.

4.1 Cuentas de activo

Representan bienes y derechos del negocio: inician con un cargo y su saldo es deudor.

Activo circulante: efectivo y cuentas por cobrar

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo representa	Presentación
0101 Caja	Efectivo al iniciar operaciones; efectivo recibido	Efectivo desembolsado	Efectivo disponible	Primera del activo circulante
0102 Bancos	Depósito de apertura; depósitos; cobranzas hechas por el banco; intereses que paga el banco	Cheques expedidos; comisiones bancarias; transferencias y pagos por otros medios	Dinero en la cuenta de cheques	Después de caja; a menudo juntos como “efectivo en caja y bancos”
0110 Documentos por cobrar	Documentos aceptados por clientes o terceros	Documentos cobrados o cancelados	Documentos pendientes de cobro	Después del efectivo
0111 Clientes	Facturas de venta a crédito; intereses moratorios; fletes y maniobras cargados al cliente	Cobros; documentos recibidos en pago; notas de crédito por devoluciones; descuentos y rebajas	Facturas pendientes de cobro	Después de documentos por cobrar
0112 Deudores diversos	Efectivo entregado a personas; entregas a terceros por cuenta del deudor	Cobros; documentos recibidos; entregas a terceros por cuenta de la empresa	Otras cuentas por cobrar	Activo circulante, con un nombre descriptivo

Dos reglas de presentación

Sobregiro bancario: si Bancos queda con saldo acreedor (se giró más de lo depositado), se presenta como pasivo circulante, no como activo negativo.
Deudores diversos no se presenta con ese nombre, por ser indefinido: se usa “funcionarios y empleados”, “otras cuentas por cobrar” o el nombre del deudor si el saldo es importante.

Activo circulante: inventarios y pagos anticipados

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo representa
0120 Almacén	Costo de mercancías compradas; costo de devoluciones de clientes	Costo de lo vendido; costo de devoluciones a proveedores; rebajas sobre compras	Inventario de mercancías
0130 Seguros pagados por anticipado	Primas pagadas por anticipado	Porción devengada (pasa a resultados); bonificaciones de la aseguradora	Primas no devengadas
0131 Papelería y útiles	Costo de lo comprado	Lo consumido; devoluciones; rebajas	Existencia de papelería
0132 Intereses pagados por anticipado	Intereses descontados al recibir un préstamo	Porción devengada; cancelación por pago anticipado del préstamo	Intereses no devengados
0133 Rentas pagadas por anticipado	Rentas pagadas por anticipado	Porción devengada	Rentas no devengadas
0134 Propaganda y publicidad	Publicidad comprada	Porción usada o devengada; devoluciones o descuentos	Publicidad no devengada

Todas se presentan en el activo circulante después del almacén.

¿Por qué los pagos anticipados son “circulantes” si no se convierten en dinero? Porque se recuperan a través del ciclo financiero a corto plazo: el dinero se convierte en mercancía, se hacen gastos, se vende, se cobra… y el precio de venta incluye esos costos y gastos.

flowchart LR
  E[Efectivo] --> M[Mercancías<br/>y gastos anticipados]
  M --> V[Venta]
  V --> C[Cuentas por cobrar]
  C --> E

Ejemplo — seguro anual: el 1 de enero se pagan 12,000 de prima anual → cargo a 0130. Cada mes se devengan 1,000 (abono a 0130 y cargo a gastos). Al 31 de marzo el saldo es 9,000: lo que aún no se ha devengado.

Activo no circulante

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo representa
0201 Deudores hipotecarios	Préstamos otorgados con garantía hipotecaria	Cobros según la escritura	Préstamos hipotecarios por cobrar
0212 Depósitos en garantía	Dinero entregado en garantía de un contrato	Depósitos recuperados o aplicados al terminar el contrato	Depósitos vigentes
0221 Equipo de reparto	Costo de vehículos de reparto	Bajas; ventas (a costo)	Costo del equipo en uso
0222 Mobiliario y equipo	Costo de escritorios, archivos, equipo de oficina	Bajas; ventas (a costo)	Costo del mobiliario en uso
0223 Edificio	Costo de adquisición o construcción sin el terreno	Venta (a costo); demolición	Costo del edificio
0224 Terreno	Costo del terreno	Venta (a costo)	Costo del terreno
0241 Patentes y marcas	Costo de patentes y marcas compradas o desarrolladas	Venta; caducidad; bajas por pérdida de vida útil	Costo de intangibles con vida útil
0261 Gastos de instalación y organización	Gastos de instalar, adaptar locales u organizar el negocio	Porción aplicada a cada ejercicio	Gastos pendientes de aplicar (cargos diferidos)

Equipo, mobiliario, edificio y terreno suelen llamarse activos fijos: se adquieren con propósito permanente para cumplir los objetivos del negocio. Edificio y terreno van en cuentas separadas porque el edificio se deprecia y el terreno no.

Actualización

Bajo las NIF vigentes (NIF C-8 Activos intangibles), la mayoría de los gastos de instalación y organización (preoperativos) se reconocen como gasto del periodo en que se incurren, en lugar de diferirse.
Lo que el texto llama “activos fijos” hoy se denomina propiedades, planta y equipo (NIF C-6).

Punto de control 1: cuentas de activo

Quiz

Punto de control — cuentas de activo

1 / 6

El banco cobra una comisión por chequera. ¿Qué le pasa a la cuenta Bancos?

Pick an answer to see if you are right.

4.2 Cuentas de pasivo

Representan deudas y obligaciones: inician con un abono y su saldo es acreedor.

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo representa	Presentación
1100 Préstamos bancarios	Pagos	Préstamos recibidos del banco	Préstamos por pagar	Pasivo circulante (igual que documentos por pagar)
1101 Documentos por pagar	Documentos pagados	Documentos aceptados a pagar después	Documentos pendientes de pago	Inicio del pasivo circulante
1102 Proveedores	Pagos; documentos aceptados en pago; notas de cargo por devoluciones; descuentos y rebajas recibidos	Facturas por compras de mercancía; notas de cargo por fletes y maniobras	Lo que se debe a proveedores	Después de documentos por pagar
1103 Acreedores diversos	Pagos; documentos aceptados; entregas a terceros por cuenta del acreedor	Efectivo recibido; entregas a terceros por cuenta de la empresa (servicios recibidos no pagados)	Otras cuentas por pagar	Pasivo circulante, con nombre descriptivo
1107 IVA	IVA pagado en compras; IVA de notas de crédito; pago al fisco	IVA cobrado en ventas; IVA de notas de cargo	IVA por pagar al fisco	Pasivo circulante
1108 ISR por pagar	Pagos provisionales (anticipos); pago del saldo	Impuesto anual determinado	ISR por pagar	Pasivo circulante (si es deudor: activo, ISR por recuperar)
1109 Dividendos por pagar	Pago de dividendos	Dividendos decretados por la asamblea	Dividendos pendientes de pago	Pasivo circulante
1110 Préstamos de accionistas	Pago; capitalización	Préstamos recibidos de accionistas	Préstamos por pagar a accionistas	Circulante (o no circulante si vence a más de un año)
1201 Acreedores hipotecarios	Pagos pactados	Préstamo hipotecario recibido	Saldo por pagar	Pasivo no circulante; la parte que vence en 12 meses va al circulante

Cuentas “espejo”: Documentos por pagar ↔ Documentos por cobrar; Proveedores ↔ Clientes; Acreedores diversos ↔ Deudores diversos.

El IVA en una línea

El IVA lo paga el consumidor final. La empresa paga IVA al comprar y cobra IVA al vender; al fisco le entrega solo la diferencia. Por eso el IVA pagado no es un gasto, sino un menor pasivo.

Ejemplo (tasa general 16%): compra mercancía por 10,000 + IVA 1,600 → cargo de 1,600 a IVA. Vende en 15,000 + IVA 2,400 → abono de 2,400 a IVA. Saldo acreedor 800 = IVA por pagar al SAT (2,400 − 1,600).

Actualización

El IVA suele separarse hoy en varias cuentas (IVA acreditable pagado / pendiente de pago e IVA trasladado cobrado / no cobrado) porque, desde la Ley del IVA de 2002, se causa en flujo de efectivo: al cobrar y pagar, no al facturar. El mecanismo de fondo —trasladado menos acreditable— es el mismo.

4.3 Créditos diferidos y capital

Créditos diferidos

Se convierten en ingreso con el paso del tiempo: inician con abono, saldo acreedor, y se presentan después del pasivo y antes del capital.

Cuenta	Se carga por	Se abona por
2001 Intereses cobrados por anticipado	Porción devengada (pasa a ingresos); cancelación si el deudor paga antes	Intereses cobrados por anticipado
2002 Rentas cobradas por anticipado	Porción devengada	Rentas cobradas por anticipado

¿Pasivo o ingreso? Si el deudor paga antes de tiempo, los intereses no devengados se devuelven (pasivo); si paga al vencimiento, se convierten en ingreso.

Capital

Representa el patrimonio de los dueños: aportaciones, utilidades retenidas y resultado del ejercicio. Saldos acreedores, salvo las pérdidas (deudoras).

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo
3001 Capital	Reembolso de aportaciones; aplicación de pérdidas	Aportaciones iniciales y adicionales; capitalización de utilidades	Acreedor: capital del ente
3002 Cuenta particular del dueño	Retiros del dueño (dinero, mercancía, bienes); pagos por cuenta del dueño	Dinero o bienes que entrega el dueño; sueldos asignados	Deudor o acreedor — suma o resta al capital
3101 Pérdidas y ganancias	Traspaso de costos y gastos al cierre	Traspaso de ingresos al cierre	Acreedor = utilidad; deudor = pérdida
3201 Reserva de reinversión	Capitalización; reparto como dividendos	Utilidades separadas para reinvertir	Acreedor
3300 Utilidades acumuladas	Reservas; dividendos; capitalización; pérdida del ejercicio	Utilidad remanente del ejercicio	Acreedor (deudor = pérdidas acumuladas)

La cuenta particular del dueño se usa cuando hay un solo propietario (persona física). Pérdidas y ganancias recibe los saldos de todas las cuentas de resultados al cierre (el asiento de pérdidas y ganancias); su saldo solo se aplica por decisión de los dueños.

Presentación del capital:

Capital social y utilidades retenidas	$
Capital social	XXX
Utilidades retenidas: de años anteriores	XXX
Utilidades retenidas: utilidad (pérdida) del año	XXX
Total	XXX

La utilidad del año debe coincidir con la del estado de resultados.

Punto de control 2: pasivo, créditos diferidos y capital

Quiz

Punto de control — pasivo, créditos diferidos y capital

1 / 6

Se reciben fletes de un proveedor con nota de cargo. ¿Qué le pasa a Proveedores?

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4.4 Cuentas de resultados y el estado de resultados

Al cierre del ejercicio todas se cancelan contra 3101 Pérdidas y ganancias.

Cuenta	Se carga por	Se abona por	Saldo
4001 Ventas	Notas de crédito por devoluciones (a precio de venta); descuentos y rebajas	Facturas de venta (a precio de venta)	Acreedor: ventas netas
5001 Costo de ventas	Costo de lo vendido	Costo de devoluciones de clientes	Deudor
6001 Gastos de venta	Sueldos y comisiones de vendedores; empaque y entrega; publicidad; rentas y mantenimiento; depreciación de equipo de reparto	Cierre	Deudor
6002 Gastos de administración	Sueldos administrativos; papelería, luz, teléfono; rentas; depreciación de equipo de oficina	Cierre	Deudor
7101 Gastos y productos financieros	Intereses pagados; pérdida en cambios; moratorios pagados	Intereses ganados; moratorios cobrados; utilidad en cambios; descuentos por pronto pago	Deudor o acreedor
7201 Otros gastos y productos	Pérdida en venta de activo fijo; pérdidas extraordinarias	Utilidad en venta de activo fijo; utilidades extraordinarias	Deudor o acreedor
8101 PTU	PTU estimada del ejercicio	Cierre	Deudor
8102 ISR	ISR estimado del ejercicio	Cierre	Deudor

La estructura del estado de resultados

flowchart TB
  V[Ventas netas] --> UB["− Costo de ventas<br/>= Utilidad bruta"]
  UB --> UO["− Gastos de venta y de administración<br/>= Utilidad de operación"]
  UO --> UA["± Otros ingresos y gastos (financieros y otros)<br/>= Utilidad antes de PTU e ISR"]
  UA --> UN["− PTU − ISR<br/>= Utilidad (pérdida) neta"]

Ejemplo — Comercial La Espiga, año 1:

Concepto	$
Ventas netas	500,000
(−) Costo de ventas	300,000
= Utilidad bruta	200,000
(−) Gastos de venta	60,000
(−) Gastos de administración	50,000
= Utilidad de operación	90,000
(−) Gastos y productos financieros (neto)	10,000
(+) Otros productos (utilidad en venta de equipo)	5,000
= Utilidad antes de PTU e ISR	85,000
(−) PTU (10%)	8,500
(−) ISR (30%, ilustrativo)	25,500
= Utilidad neta	51,000

(Las bases de PTU e ISR se simplifican: en la práctica se calculan sobre la utilidad fiscal, no la contable.)

Actualización

Desde 2013 (NIF B-3), la PTU se presenta dentro de los costos y gastos que correspondan, no en un renglón separado; el texto ya lo menciona.
Los gastos y productos financieros hoy se presentan como resultado integral de financiamiento (RIF), y los “otros ingresos y gastos” se muestran antes de la utilidad de operación.
La tasa del ISR para personas morales es 30% y la PTU es 10% de la base que marca la ley.

Punto de control 3: resultados

Quiz

Punto de control — cuentas de resultados

1 / 5

¿A qué precio se carga Ventas por una devolución de un cliente?

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Practica: saldos y estado de resultados

Escribe el número (sin comas ni signo de pesos). Tienes dos intentos antes de ver la respuesta.

0/8 resueltas

Seguro anual de 12,000 pagado el 1 de enero. ¿Saldo de Seguros pagados por anticipado al 31 de marzo?

Escribe un número (máximo 0 decimales — entero).

Evaluación: cuentas de una entidad comercial

Quiz

Las cuentas de una entidad comercial

1 / 6

¿Con qué movimiento inician las cuentas de pasivo?

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Preguntas y problemas: clasifica 110 operaciones

Para cada operación completa: movimiento (cargo o abono), cuenta (número del catálogo de abajo), naturaleza del saldo de esa cuenta (deudor, acreedor o deudor o acreedor) y grupo (siglas). Pulsa Comprobar; si te atoras, usa Pista o Ver respuesta. No importan acentos ni mayúsculas.

Catálogo del ejercicio

Activo circulante (AC)	Activo no circulante (AF)	Pasivo (PC / PF)	Créditos diferidos (CD), capital (C) y resultados (R)
0101 Caja	0201 Deudor hipotecario	1101 Documentos por pagar	2001 Intereses cobrados por anticipado
0102 Banco	0212 Depósitos en garantía	1102 Proveedores	2002 Rentas cobradas por anticipado
0110 Documentos por cobrar	0221 Equipo de reparto	1103 Acreedores diversos	3001 Capital
0111 Clientes	0222 Mobiliario y equipo	1107 Impuesto al valor agregado	3002 Cuenta particular del dueño
0112 Deudores diversos	0223 Edificio	1108 ISR por pagar	3101 Pérdidas y ganancias
0120 Almacén	0224 Terreno	PF: 1201 Acreedores hipotecarios	4001 Ventas · 5001 Costo de ventas
0130 Seguros pagados por anticipado	0241 Patentes y marcas		6001 Gastos de venta · 6002 Gastos de administración
0131 Papelería y útiles	0261 Gastos de instalación y organización		7101 Gastos y productos financieros
0132 Intereses pagados por anticipado			7102 Otros gastos y productos
0133 Rentas pagadas por anticipado			8101 PTU · 9102 Impuesto sobre la renta
0134 Propaganda y publicidad

Siglas de grupo: AC activo circulante · AF activo no circulante · PC pasivo circulante · PF pasivo no circulante · CD créditos diferidos · C capital · R resultados.

Erratas en las soluciones del libro

Operaciones 22 y 23 (rentas e intereses cobrados por anticipado): el libro indica grupo PC; según su propio catálogo son créditos diferidos (CD), como en las operaciones 9, 34 y 45.
Operaciones con la cuenta particular del dueño (38, 57, 62, 69): el libro pone saldo “acreedor”, pero el texto explica que puede ser deudor o acreedor; se aceptan ambas respuestas.
Cuando una operación afecta dos cuentas (p. ej., una devolución a proveedores afecta Proveedores y Almacén), el ejercicio pide solo la cuenta que el libro indica, aclarada en el enunciado.